Signer ou faire signer un document en seulement quelques clics, qui n’en a jamais rêvé ? Avec les logiciels de signature électronique, ce désir devient enfin réalité. Fini les heures passées à chercher cartouches d’encre, rames de papier ou imprimeur. Bonjour liberté ! Présentation de ces outils désormais incontournables.
Qu’est-ce qu’un logiciel de signature électronique ?
Un logiciel de signature électronique est un outil qui permet à son utilisateur d’apposer une e-signature ayant une valeur légale sur un document numérique (PDF, Word, Excel, Texte… etc.).
Pour avoir une valeur juridique, ce type de service doit être sécurisé. La réglementation européenne (règlement eIDAS) établit l’existence de trois types de signatures électroniques :
La signature électronique simple est celle qui requiert le moins de garanties en termes d’identification du signataire et d’intégrité des informations. Si elle est reconnue légalement, elle ne peut cependant être utilisée valablement que pour signer des documents courants (devis, conditions générales de vente, contrats de bail… etc.) car elle ne permet pas d’identifier le signataire de façon absolue.
La signature électronique avancée présente quant à elle un haut degré de sécurité. Elle est requise pour la signature de documents à plus forte valeur juridique (mandats SEPA, contrats de vente… etc.). Ici, l’identité du signataire fait l’objet d’une vérification et l’intégrité du document est assurée.
La signature électronique qualifiée est le mode de signature le plus sécurisé mais aussi le plus complexe à mettre en œuvre. Il concerne les documents les plus sensibles (actes d’avocat par exemple).
Pourquoi utiliser un outil de signature électronique ?
Un logiciel de signature électronique permet tout d’abord de faire signer et de signer soi-même des documents à distance. Ceci constitue un avantage notable en période de pandémie, mais pas seulement. En temps normal, ce type d’outil libère les indépendants qui travaillent à distance de nombreuses contraintes. Le logiciel de signature électronique est notamment un indispensable de la trousse à outils des nomades digitaux.
Un outil d’e-signature permet ensuite de gagner beaucoup de temps. Inutile ici d’imprimer, de signer manuellement, de scanner vos documents ou encore de les envoyer par voie postale. Tout se passe en ligne, voire sur une application, et en quelques clics seulement. Certains logiciels comprennent même des relances automatiques et des workflows de validation permettant de gagner encore en efficacité.
Un outil de signature électronique constitue par ailleurs un gain de place. Adieu imprimante et rames de papier, ici tout tient sur votre mobile, votre tablette ou votre ordinateur.
Enfin, un logiciel d’e-signature respectant les normes en vigueur (règlement eIDAS notamment) offre un haut degré de sécurité et garantit la valeur juridique des documents signés.
Un logiciel de signature électronique, comment ça marche ?
En bref, pour faire signer vos documents via un logiciel d’e-signature, vous devez importer lesdits documents puis désigner des signataires (avec leur adresse email). Un lien est alors envoyé à ces derniers. Les signataires doivent alors valider leur identité (via un code reçu par SMS par exemple) avant de donner leur consentement. Une fois la signature électronique apposée, le document vous est retourné.
Pour en savoir plus à propos des procédures proposées par les différents prestataires, n’hésitez pas à consulter leur site internet. Et pour mieux comprendre le fonctionnement de la signature électronique, rendez-vous par exemple sur le site de l’INC.
Les meilleurs logiciels de signature électronique
Pour vous aider à faire votre choix parmi le grand nombre de solutions de signature électronique disponibles sur le marché, nous vous proposons ici une liste (non exhaustive) des logiciels d’e-signature les plus reconnus.
YOUSIGN, LE LEADER FRANÇAIS DE L’E-SIGNATURE
Créée en 2013, cette jeune entreprise française compte déjà plus de 5000 clients parmi lesquels de grands noms tels que BPIfrance ou Carrefour Voyages.
Yousign est une solution fiable et sécurisée. Les trois niveaux de signature proposés par ce logiciel sont conformes à la réglementation européenne (règlement eIDAS) ce qui garantit leur valeur légale en France. La protection des données personnelles est elle aussi de mise puisque les serveurs de Yousign sont situés en Europe. On pourra simplement reprocher à Yousign de ne pas disposer de sa propre application mobile.
Ce prestataire propose un forfait « application » à 25 euros par mois (et même 10 euros en période de pandémie). Cette offre comprend un nombre de signatures, de documents et de pièces jointes illimité. Elle sera probablement suffisante pour un indépendant ou un freelance.
DOCUSIGN, LE LOGICIEL DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE DE RÉFÉRENCE
Avec plus de 500 000 clients (parmi lesquels Apple, Uber ou encore Facebook), DocuSign est décidément un acteur incontournable de la signature électronique. Créé en 2003, il s’agit de l’un des pionniers du secteur.
Bien que basé à San Francisco, Docusign possède des data centers et des bureaux en Europe. Les données des clients européens peuvent donc être stockées sur le vieux continent, en toute sécurité. Surtout, Docusign est en conformité avec la réglementation européenne, notamment avec le règlement eIDAS, lequel garantit la valeur juridique des signatures recueillies. Simple d’utilisation, DocuSign propose une application mobile qui rend l’usage du logiciel encore plus aisé.
L’offre « Particuliers » de DocuSign saura probablement contenter les entrepreneurs individuels. Pour 9 euros par mois, ceux-ci bénéficieront de l’accès pour 1 utilisateur, de l’envoi de 5 documents, des champs de base (nom, date, signature… etc.) à faire compléter par leur interlocuteur et de l’application mobile DocuSign.
SIGNATURIT, UNE SOLUTION D’E-SIGNATURE “MADE IN EUROPE”
Signaturit est une société espagnole fondée en 2013. Le logiciel compte déjà plus de 2600 clients, dont plusieurs grands comptes (Axa, Affelou ou encore Vueling).
Comme les services évoqués précédemment, Signaturit est un prestataire de services de confiance respectant la réglementation européenne (règlement eIDAS notamment). La protection des données personnelles est donc assurée et la force probante des signatures garantie. À ce titre, Signaturit permet de réaliser des signatures simples, avancées et qualifiées. Seule ombre au tableau, Signaturit ne possède pas d’application mobile.
Signaturit propose une offre « Business » à 30 euros par mois (pour un abonnement annuel) destinée aux professionnels. Très complet, ce plan comprend 60 signatures avancées par an, des notifications et rappels pour relancer vos interlocuteurs si ceux-ci oublient de signer les documents envoyés, des modèles de documents ou encore la possibilité de demander au signataire de joindre des documents.
ADOBE SIGN, LEADER MONDIAL DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES SÉCURISÉS
On ne présente plus l’entreprise californienne Adobe, créée en 1982. Avec « six milliards de transactions traitées chaque année », Adobe Sign se revendique comme étant « le leader mondial des documents électroniques sécurisés ».
Bien qu’américaine, la solution Adobe Sign respecte la réglementation européenne en matière de signature électronique (règlement eIDAS). Ce logiciel propose ainsi trois degrés d’e-signature, notamment les signatures avancées et qualifiées, juridiquement contraignantes. Les habitués d’Adobe apprécieront le côté tout-en-un de la formule et la simplicité d’utilisation d’Adobe Sign et de son application. On pourra en revanche reprocher à Adobe Sign de stocker les données de ses utilisateurs aux USA. Ce qui, sans être un obstacle insurmontable, pourra ne pas convenir à tout le monde.
Adobe Sign propose une formule individuelle « Acrobat PDF Pack avec signature électronique » dès 11,99 euros par mois. Pour un usage avancé (possibilité de modifier les PDF notamment), on préfèrera cependant la formule « Adobe Acrobat Pro DC avec signature électronique » à 17,99 euros par mois (avec une période d’essai gratuite).
HELLOSIGN, LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE EN FREEMIUM
Créée en 2010, la stratup californienne HelloSign a été rachetée en 2019 par sa voisine Dropbox. Il s’agit donc d’une entreprise bien établie qui revendique des millions d’utilisateurs.
Comme ses consœurs retenues ici, HelloSign vous permet de solliciter des signatures et de donner vous-même votre accord dans le strict respect de la réglementation européenne (règlement eIDAS). Le consentement recueilli via ce service a donc une valeur juridique en France. HelloSign possède des data centers aux États-Unis et en Europe. Certains abonnements (seulement) permettent à l’utilisateur de choisir le lieu de stockage de ses documents finalisés. Simple d’utilisation, HelloSign propose de nombreuses intégrations, notamment avec Dropbox.
Le vrai point fort d’HelloSign est probablement son forfait freemium à 0 euros par mois. Cette offre gratuite inclut trois demandes de signature mensuelles, l’intégration avec Google Drive, des notifications d’état ou encore la fonction piste d’audit (qui garantit la traçabilité des documents). Ceux qui souhaitent pouvoir envoyer un nombre illimité de documents à signer pourront opter pour la formule « Essentials » à 15 dollars par mois (environ 12 euros).
UNIVERSIGN, L’E-SIGNATURE “MADE IN FRANCE”
Universign est une société française fondée en 2001. Ce logiciel de signature électronique compte à ce jour plus de 6000 clients, parmi lesquels de nombreux grands comptes tels que Le Bon Coin, BNP ou encore Total.
Sans surprise, Universign propose des signatures conformes à la réglementation européenne (règlement eIDAS). Les documents validés via cette plateforme ont donc une valeur légale similaire à celle des pièces signées manuellement. Par ailleurs, cet outil présente l’avantage d’être hébergé en France. Il s’agit donc d’une solution « de proximité » particulièrement sécurisante.
Contrairement aux autres solutions mentionnées jusqu’ici, Universign propose des packs plutôt que des abonnements. Cette option économique pourra convenir aux indépendants qui n’ont que peu de documents à faire signer chaque année. À titre d’exemple, le pack de 25 signatures, valable 1 an et permettant de demander des signatures simples et avancées, est présenté au prix de 49 euros.
Vous en savez à présent un peu plus à propos des logiciels de signature électronique et de leurs atouts. Alors, pour lequel allez-vous signer ? Avant de dégainer votre plume (virtuelle), prenez soin de comparer les offres et, surtout, misez sur des outils conformes à la réglementation européenne afin de vous assurer de la valeur légale des signatures collectées.
